Según el Título I de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades ("ADA"), las personas con discapacidades tienen derecho a cambios en el entorno laboral, también conocidos como "adaptaciones razonables", que les permitan disfrutar de las mismas oportunidades en el lugar de trabajo que las personas sin discapacidades. . La Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo ("EEOC") ha emitido una guía de cumplimiento sobre las adaptaciones razonables bajo la ADA para abordar los derechos y responsabilidades de los empleadores y las personas con discapacidades con respecto a las adaptaciones razonables. Los aspectos más destacados de la guía se exponen a continuación.
Los empleadores tienen el deber legal de proporcionar una adaptación razonable para eliminar las barreras que podrían impedir que las personas con discapacidad realicen trabajos que de otro modo podrían hacer. Estas barreras pueden ser físicas o de procedimiento. Sin embargo, un empleador no tiene que proporcionar artículos de uso personal que un empleado necesita tanto dentro como fuera del trabajo como adaptación razonable. Ejemplos de esto incluyen sillas de ruedas y audífonos.
Los empleadores deben proporcionar adaptaciones ya sea que los empleados con discapacidades trabajen a tiempo parcial o se consideren en período de prueba.
Hay tres tipos de adaptaciones razonables bajo la ADA:
- Modificaciones al proceso de solicitud de empleo que permitan que los solicitantes calificados con discapacidades sean considerados para un puesto;
- Ajustes al lugar de trabajo o ambiente que le permite a una persona con una discapacidad desempeñar las funciones esenciales de un puesto; y
- Modificaciones que permitan a un empleado disfrutar de los mismos beneficios y privilegios de empleo que las personas sin discapacidades.
Los ejemplos de adaptaciones podrían incluir hacer que las instalaciones sean accesibles; reestructuración de puestos de trabajo; modificar horarios, equipos de trabajo o políticas; o reasignar a un empleado a un puesto vacante. La consideración importante es que la adaptación permite que la persona con discapacidad realice las funciones esenciales de un trabajo.
Un empleador está exento de proporcionar una adaptación razonable solo si puede demostrar que dicho cambio causaría "dificultades excesivas". Las dificultades excesivas generalmente se caracterizan por un gasto excesivo o una dificultad significativa o una interrupción para el empleador. Esto debe evaluarse caso por caso.
Al solicitar una adaptación razonable, un empleado debe informar a su empleador sobre la necesidad de un ajuste o cambio en el lugar de trabajo y declarar que se debe a una condición médica. El simple hecho de solicitar una silla nueva porque “no es cómoda” no constituiría una solicitud de adaptación razonable; en cambio, el empleado tendría que relacionar la necesidad de una silla nueva con una condición médica, como un dolor de espalda crónico. Estas solicitudes pueden ser orales o escritas.
Otra persona, como un miembro de la familia o un profesional de la salud, también puede solicitar una adaptación en nombre de un empleado con discapacidad.
Después de realizar una solicitud de adaptación, el empleador tiene derecho a hacer preguntas y explorar soluciones. Según la ADA, el empleador puede preguntar sobre la naturaleza de la discapacidad y las limitaciones funcionales para evaluar e identificar una adaptación efectiva. Si bien no está obligado a hacerlo, el empleador tiene la opción de solicitar documentación de que su empleado tiene una discapacidad ADA y que la discapacidad requiere una adaptación. Sin embargo, el alcance de las consultas de un empleador se limita a esto y no puede, por ejemplo, exigir la presentación de registros médicos completos. Un empleador también puede pedirle a un trabajador que solicita una adaptación que firme una liberación limitada que le permita al empleador enviar una lista de preguntas específicas a un proveedor médico.
El empleado puede obtener la información solicitada del profesional de la salud de su elección. Sin embargo, si ese proveedor de atención médica no puede corroborar la existencia de una discapacidad según la ADA y verificar la necesidad de una adaptación, el empleador primero debe indicar que la información es insuficiente y permitir que el empleado obtenga una nota de cumplimiento. Si esto falla, el empleador puede solicitar al empleado que se someta a un examen médico realizado por el profesional de la salud del empleador, pero el examen se limita a establecer la existencia de la discapacidad y las limitaciones funcionales que requerirían adaptaciones razonables. El empleador también tendría que pagar cualquier examen que ordene a un proveedor que designe.
Los empleadores tienen prohibido solicitar cualquier documentación si la discapacidad del empleado y la necesidad de una adaptación son obvias o 2) la persona ha proporcionado suficiente información para demostrar que tiene una discapacidad ADA y requiere una adaptación razonable.
Algunos empleadores no requieren notas médicas. En esta situación, el empleado debe poder describir qué situaciones o problemas están creando barreras. Hablar y explorar posibles adaptaciones razonables se conoce como “participar en el proceso interactivo”. Durante este proceso, el empleador tiene la prerrogativa de elegir la acomodación, siempre que sea efectiva.
Una vez que un empleado solicita una adaptación, el empleador debe responder de manera expedita. Ignorar una solicitud y demorar innecesariamente una respuesta puede resultar en una violación de la ADA. Si el empleado necesita una adaptación razonable para realizar una función esencial y el empleado se niega a una adaptación efectiva, es posible que no esté calificado para permanecer en el trabajo.